Jak przetrwać w przetargowym trójkącie

Romowa Marty Macke i Moniki Bis na konferencji Forum Zakupy 2015

Monika Bis:

Gdzie klienci mogą szukać informacji o dostawcach usług marketingowych jeśli nie korzystają ze wsparcia doradcy takiego jak Ty?

Marta Macke:

Rzeczywiście jeśli nie śledzi się na bieżąco, hobbistycznie rynku usług marketingowych może być trudno wyszukać odpowiednich firm. Jest wiele źródeł z których klienci mogą korzystać np. Almanach mediów i reklamy, raporty branżowe np. Agencje Reklamowe i Domy Mediowe roku wyd przez MiMP – ostatni numer magazynu jest właśnie takiemu raportowi poświęcony (tu klient może zobaczyć jakie cechy i kompetencje są w danej agencji najsilniejsze), i Internet – wyszukiwanie po kategoriach/kompetencjach (trudne),

polecenie znajomego, własne dotychczasowe doświadczenia, rankingi np. nagrody Effie, KTR, Złote Spinacze, Goden Arrow, Innovation itp. i oczywiście strony stowarzyszeń zrzeszających branżę komunikacji marketingowej lub bezpośrednio kontakt ze takim stowarzyszeniem

MB:

Czyli agencje też się zrzeszają? Jakie to są organizacje i jaka jest ich rola w konteście przetargów?

MM:

Zdecydowanie tak, zrzeszają się jak najbardziej. Największym stowarzyszeniem jest SKM SAR w obrębie którego działa 6 klubów reprezentujących wyspecjalizowane środowiska branżowe takie jak agencje brand desig, eventowe, strategów, mediowców, twórców reklamy a wreszcie dyrektorów finansowych. Agencje PR mają również swój Związek.

Władze i członkowie stowarzyszeń starają się stać na straży etyki i dobrych praktyk przetargowych. Środowiska mają swoje uzgodnione kodeksy przetargowe i zasady przetargowe, których starają się przestrazegać. Agencje zrzeszone mają np. obowiązek rejestrowania swojego udziału w przetargu na specjalnych platformach przetargowych.

Stowarzyszenia również włączają się w rozstrzyganie sporów czy niejasności takich jak np. zbyt duża liczba agencji zaproszonych do przetargów czy zbyt krótki czas na realizację briefu przetargowego. Próbują reagować na sytuacje, które wg środowiska są nieetyczne czy niezgodne z rekomendowanymi dobrymi praktykami w prowadzeniu przetargu. Na stronie każdego ze stowarzyszeń można zresztą znaleźć dokumenty będące właśnie spisem dobrych praktyk czy kodeksu przetargowego.

Ja mam jednak pytanie nie do końca związane z przetargiem, ale z rozwojem nowego biznesu agencji. Czy uważasz za zasadne by agencje same zabiegały o spotkania z Klientem na których mogłyby przedstawić swoje kompetencje i doświadczenie nawet jeśli Klient w danym czasie nie organizuje przetargu:

MB:

Niestety utarła się w naszej zakupowej branży tak praktyka , którą obserwowałam u siebie i u innych kolegów , że zawsze najmniej czasu w naszej pracy poświęcamy na dokładne poznanie rynku zanim jeszcze zostaniemy zaangażowani w procedurę przetargową. Ilość zapytań ofertowych i przetargów w które się angażujemy oraz czas na ich przeprowadzenie determinują nasze priorytety a to błąd. Zawsze powinien być czas na spotkanie z zainteresowanymi współpracą dostawcami, którzy chcieliby porozmawiać o swojej ofercie , zwłaszcza z takimi z którymi wiemy, ze prędzej czy później usiądziemy do negocjacyjnego stołu. Tak budujemy relacje i poznajemy rynek, przez to tez lepiej poznajemy temat w który w przyszłości będziemy musieli się zaangażować. Jeśli poświecimy na to więcej czasu i spotkamy się z Agencją , gdy ta jako pierwsza zaproponuje potkanie to uważam ze tylko na tym skorzystamy , zwłaszcza na etapie budowania zapytania ofertowego i brief-u, nasza wiedza o usłudze, którą będziemy podawali przetargowi wzbogaci się. Ja jestem jak najbardziej ZA spotkaniami również poza przetargowym trybem.

MM:

skoro mowa o briefie przetargowym, powiedz proszę kto tak naprawdę w organizacji klienta odpowiada za brief jeśli twarzą w przetargu jest procurement?

MB:

W naszym języku zakupowym istnieje pojęcie zapożyczone od kolegów z IT a mianowicie Subject Matter Expert (SME), którego rolą jest stworzenie specyfikacji zakupu i w przypadku tworzenia Briefu takim SME dla Zakupów jest zawsze Marketing a to dlatego, ze w firmie nasi koledzy marketingowcy odpowiadają za stworzenie i wdrożenie marketingowej strategii komunikacji z rynkiem i Klientami docelowymi a więc to oni najlepiej wiedzą czego poszukują i jakie informacje mogą udostępnić Agencji by ta trafiła w punkt ze swoją ofertą. Niestety jak wiemy nie zawsze tak się dzieje i nie zawsze mamy dobrze przygotowany Brief oraz nie zawsze Agencje trafiają w punkt z odpowiedzią na ten Brief. Będziemy jeszcze o tym mówić, jednakże w ramach Twojego pytania chciałabym podkreślić role Zakupów o ile mamy w strukturze kompetencje Category Managera który bardzo dobrze zna rynek agencji. Z doświadczenia pracy w innych firmach i innych przetargach może on bardzo pomoc kolegom z Marketingu przy tworzeniu Brief-u, zachęcam Zakupowców, by angażowali się w ten proces również dlatego by na jak najwcześniejszym etapie zrozumieć potrzeby swojego Klienta Wewnętrznego.

MB:

Co powinno znaleźć się w briefie z punktu widzenia agencji. Jakie są najczęstsze błędy Klienta w które można odczytać w briefie

MM:

Oczywiście brief dla agencji powienien być jaknajbardziej merytoryczny i opisywać bardzo precyzyjnie między innymi grupę docelową, otoczenie konkurencyjne marki, jej pozycjonowanie, zadania postawione przed agencją.

Jednak chciałam powiedzieć o innych ważnych elementach i wiem, że wsadzę kij w mrowisko i wiem, że Ty także masz mieszane uczucia w tym względzie, ale będę się upierać, że w briefie musi podany być budżet w jakim agencja powinna się poruszać. Nie mówimy o kwocie na wynagrodzenie pracy agencji, ale o budżecie w jakim dany projekt ma być zrealizowany. Jest kilka powodów dla których to takie ważne. Po pierwsze, i wiem, że zdarzają się takie niefortunne sytuacje, wróżenie z fusów może spowodować zaproponowanie projektu niemożliwego do zrealizowania w budżecie klienta, a wtedy cały proces trzeba zacząć od początku. Mam na myśli rozpisanie nowego przetargu lub de-briefowanie agencji, której pomysł najbardziej nam odpowiada. Co to oznacza? Gigantyczną stratę czasu, pieniędzy, energii, niezadowolenie i frustrację. Po drugie agencje przystępując do przetargu robią analizę szans i ryzyka oraz opłacalności danego projektu. Nie wiedząc o co grają nie mogą ocenić czy klient najzwyczajniej będzie dla nich rentowny. Dlatego kluczowe są: budżet i zakres oczekiwanej współpracy na podstawie których ocenię czy jestem w stanie sprostać zadaniu i czy na nim zarobię.

Kolejne ważne informacje to oczywiście w miarę precyzyjny harmonogram, aby agencja mogła sprawdzić dostępność zespołu oraz alokować najlepszych specjalistów; dalej kryteria w podstawie jakich agencja i projekt będą oceniane oraz konkurencja. Agencja powinna wiedzieć z kim a raczej przeciw komu gra.

MB:

A to bardzo ciekawe i dla mnie przyznam kontrowersyjne stwierdzenie. Porozmawiajmy chwilę o tym dlaczego ujawniać konkurencje podczas przetargu i dlaczego być może to nie najlepszy pomysł?

MM:

Bo jeśli wiem, że w przetargu jest więcej niż zalecane 3, 4 firmy to wiem, że szanse maleją i szczegółowiej je analizuję. Również jeśli wiem, kto jest moją konkurencją to widzę czy Klient dobierał shortlistę wg solidnego klucza, czy mam do czynienia z przypadkową listą agencji, a może mam do czynienia z tzw. challengem dla obecnej agencji klienta itd. Te wszystkie informacje są agencji potrzebne do precyzyjnej analizy swoich szans oraz zasadności udziału w przetargu.

MB:

Podaj proszę przykład żebyśmy dobrze zrozumieli.

MM:

Jeśli np. na shortliście do przetargu na kampanię ATL znalazła się duża agencja sieciowa oraz mała nikomu nieznana agencja specjalizująca się raczej w BTL to ewidentnie projekty i propozycje cenowe będą nieporównywalne. Dodatkowo widać, że klient nie przeprowadził solidnej analizy potrzeb na początku procesu i nie zdecydował jakiej specjalizacji i jakiego rodzaju agencji szuka i z jakimi ludźmi chce pracować. To powoduje,

że agencje głowią się aby zrozumieć o co właściwie chodzi i łapią się za głowy...i oskarżają np. procurement

o niekompetencje.

MB:

To o czym mówisz to są ewidentne błędy w rozpoznaniu rynku dostawców popełnione w pierwszej kolejności przez Marketing, który najczęściej sugeruje listę Agencji do tzw. Long listy oraz błąd w przygotowaniu Brief- u – firma pokazuje, ze nie wie czego chce ani z kim chce pracować.

Ja natomiast dla przeciwwagi powiem dlaczego uważam i podkreślam, ze to tylko moja opina, że ujawnianie konkurencji na etapie trwania przetargu to nie najlepszy pomysł ze względu na poufność danych i dużą rotacje pracowników Agencji i ich przejścia do konkurencji. W mojej praktyce przetargowej zdarzył się przypadek, ze Key Account z Agencji z którą wówczas pracowaliśmy w trakcie przetargu przeszedł do drugiej Agencji , która brała udział w przetargu, choć on nie wiedział z jakimi firmami konkuruje – po prostu zbieg okoliczności, dostał lepsza ofertę – przeszedł. Duża zmiana w trakcie przetargu spowodowała ze po de-briefingu oferta drugiej Agencji do której przeszedł ów Key Account znacznie się polepszyła. Nie mieliśmy dowodów na to ze przeniósł on poufne informacje z naszej wcześniejszej umowy z Agencją dla której pracował ale temat wyraźnie „śmierdział”. Mieliśmy dylemat czy nie wykluczyć owej agencji wzbogaconej o nowego , naszego byłego Key Accounta z przetargu. Szczęśliwie na ostatniej prostej ich oferta nie była najlepsza i to nie kosztowo a operacyjnie wiec nie wybraliśmy ich.

Jak wobec tego odpowiesz na taką sytuacje?

MM: Ciekawe pytanie i zastanawiam się czy nie jesteś przypadkiem wyjątkiem. Może inny klient nie zwróciłby na to uwagi, a jeszcze inny ucieszyłby się, że jedna z agencji biorących udział w przetargu została zasilona przez doświadczoną osobę bo to może gwarantować dobre zrozumienie briefu i oczekiwań. Oczywiście rozumiem Twój dylemat. Myślę jednak, że jeśli mamy do czynienia z poważnymi firmami i profesjonalistami, którzy również w swoich firmach podpisują umowy lojalnościowe nie powinniśmy bać się przeniesienia tajnych informacji, ale raczej docenić kompetencje i doświadczenie wniesione do zespołu. Poza tym jaką możemy mieć gwarancję, że ktoś z agencji wcześniej nas obsługującej nie przejdzie do innej, która akurat jest w przetargu na nasz budżet nawet jeśli informacja o tym kto w tym przetargu startuje jest tajna. Rozumiem ostrożność, ale czy takie podejście nie jest trochę zbyt sztywno formalne.

MB:

Zadam teraz pytanie , które zaczęłam sobie zadawać dopiero po kilku szczerych rozmowach z przedstawicielami Agencji i Domów Mediowych, mam nadzieje, że Państwo również zadają sobie czasem takie pytanie i być może szczerze na ten temat rozmawiają z dostawcami – zachęcam!

Jak agencje postrzegają Procurement?

MM:

No coż...Pani w garsonce i Pan poker face, którym zależy wyłącznie na cięciu cen.

Agencje nauczyły się przez lata współpracować z marketingiem i komunikacją i w przetargu, w którym pojawia się procurement doznają swego rodzaju schizofrenii bo czują, że muszą przynieść marketingowi mercedesa, ale sprzedać go procurementowi w cenie malucha. Dodatkowo procurement jawi im się jako pan czy pani tabelka, produkujące niezliczone kilometry excela...agencje często nie rozumieją po co to wszystko, czemu to służy i sądzą, że to po to, żeby im uprzykrzyć życie i żeby miały jeszcze mniej czasu na pracę przy najważniejszym czyli przy projekcie, na pracę twórczą...

MB: Co wobec tego powinni moi Koledzy i Koleżanki z zakupów robić a czego nie robić by zyskać wiarygodność i opinie profesjonalistów w oczach Agencji?

MM:

Myślę, że przede wszystkim poznać trochę lepiej drugą stronę. Zrozumieć jak działają i pracują agencje komunikacji marketingowej, jaka jest ich rola i co jest tak naprawdę ważne w komunikacji, bo teraz niestety wydaje się, że procurement to cytując np. prezes domu produkcyjnego, koszmar ostatnich lat w 99% nie mający pojęcia o produkcji albo cytując szefową firmy PR procurement to ktoś kto próbuje przeliczyć czas pracy konsultanta PR na ryzę papieru.

Czy faktycznie jest tak jak wydaje się agencjom, czyli, że zakupom zależy tylko na cenie...i tabelkach w excelu? Skąd wynika ta ciągła potrzeba budowania narzędzi porównawczych?

MB:

I tak i nie . Rola zakupów w jakimkolwiek przetargu dla biznesu to bezstronny , transparentny proces wyboru dostawcy w którym każdy zaproszony Oferent ma takie same szanse i równy dostęp do informacji włącznie z informacjami o kryteriach wyboru na każdym etapie procesu przetargowego i o harmonogramie przetargu. Zakupy mają swoje cele i KPI z których są rozliczane i najważniejszym KPI, które stanowi o wartości angażowania zakupów w procesy są oszczędności, to oczywiste. Jednakże nie będzie dobrej współpracy w trakcie przetargu między Zakupami a Marketingiem na którym się tutaj skupiamy jeżeli wspólnie nie zdefiniują kryteriów wyboru Agencji. W tym przypadku, wiem z doświadczenia poziom kosztów współpracy „ cena” nie powinny być wyceniane jako najcięższe wagowo. Inne kryteria są ważniejsze tj:

-zrozumienie brief-u

- analiza firmy

-analiza konkurencji i Konsumenta

- wnioskowanie i zaproponowanie adekwatnych narzędzi komunikacji

Budując strategię negocjacyjną Kupiec musi mieć na uwadze w pierwszej kolejności osiągniecie celi Marketingu a potem oszczędnościowych.

Odnosząc się do , jak to nazwałaś, tabelek w Excelu i tego czemu to służy, a mianowicie właśnie do utrzymania tego bezstronnego i transparentnego procesu porównawczego. To nie jest dla zakupów łatwe zadanie, zresztą sama to przyznasz zajmując się przetargami obecnie, porównanie ofert które bywają na różnym poziomie „abstrakcji”. Niekiedy bardzo rozbudowane kosztorysy, innym razem dosłownie 2 linijki podsumowania kosztów współpracy. Zakupom zależy na tym aby Marketing dokładnie wiedział za co płaci a nie tylko „ mieścił się w budżecie” Staramy się wprowadzić jakiś element rozsądku przy akceptowaniu kosztorysów dlatego pytamy dogłębnie i czasami sami definiujemy te tabelki by koszty współpracy były jak najbardziej przejrzyste. Wiem że takie drążenie tematu nie zawsze podoba się zarówno Marketingowi jak i Agencjom niestety wpływa na to jak się wzajemnie postrzegamy w tym przetargowym trójkącie Zakupy –Marketing- Agencje.

MM:

skoro mówimy o wzajemnym postrzeganiu jak Wy, zakupowcy postrzegacie agencje komunikacji marketingowej

MB:

Nie będę dłużna i odpowiem na „panią w garsonce” opinią wyrażaną przez znanych mi zakupowców ad przedstawicieli Agencji „ Kreatywnie przekombinowani”;) i niestety musze przyznać, ze czasem zdarzają się na spotkaniach odsłuchowych takie przypadki. Przyznasz chyba że nie najlepiej świadczy o Agencji jeśli jej prezentacja ma niewiele wspólnego z Briefem Klienta a mimo wszystko Dyrektor kreatywny utrzymuje że jest to dla Klienta najlepsza propozycja i jest z niej tak dumny ze aż dosłownie wzrusza się na spotkaniu gdy ją referuje? ;) Wówczas zarówno Marketing jak i Zakupy nie wiedzą do końca czy to dobry żart, czy poważne starania Agencji o pozyskanie Klienta. Szczęśliwie w mojej historii nie dużo było takich kreatywnie przekombinowanych sytuacji, ale zwracam uwagę, że Agencje przychodzą czasem nieprzygotowane na spotkania i nie znają Brief-u pod który tworzą ofertę a, to jest bardzo nieprofesjonalne i może od razu zdyskwalifikować Agencje.

A jak wygląda struktura decyzyjna po stronie agencji? (pytanie dot. oceny uczestnictwa oraz tego kto przychodzi, a kto pracuje)

MM:

Agencje mają swoje cele new businesowe i muszą je realizować. Szefowie new businessu i szefowie działu obsługi klienta oraz poszczególni Group Account Dyrektorzy są rozliczani z wykonania planów rozwoju swoich grup.

Ból branży polega na tym, że często agencje biorą udział we wszystkich możliwych przetargach trochę nie poświęcając czasu na analizę i zweryfikowanie czy faktycznie mają szansę i czy dany projekt będzie dla nich opłacalny. Dlatego spotykamy się na rynku z sytuacjami kiedy jedna grupa komunikacyjna przyznaje się do udziału w ok 70 przetargach w ciągu roku. W idealnym świecie zespół menadżerski powinien usiąść i szczegółowo przeanalizować zapytanie i brief klienta i na tej podstawie podjąć decyzję czy agencja przystąpi do przetargu i jaki zespół będzie ten przetarg obsługiwał.

W rzeczywistości często niestety odbywa się łapanka, kto akurat ma troszkę więcej czasu (w agencjach ludzie generalnie nie mają czasu, wbrew temu, że wyglądają na bardzo wyluzowanych). Przy przetargach które wydają się agencji ważne czy prestiżowe zaangażowani są zazwyczaj szefowie działów, a nawet zarząd. Wiem, że to irytuje klientów i sama kiedy siedzę w komisjach przetargowych pytam w takiej sytuacji prezesa agencji i dyrektora kreatywnego czy będą na co dzień współpracować z moim klientem jeśli agencja wygra przetarg, czy spotkają się dopiero na xmas party. Podczas przetargów i szkoleń dla agencji kładę duży nacisk na to aby klient zobaczył i usłyszał ludzi z którymi docelowo ma pracować.

A jak wyglądają struktury decyzyjne w zakupach podczas przetargów.

MB:

W zależności od wielkości organizacji ( małe, średnie przedsiębiorstwa, duże korporacje) struktura osób decyzyjnych w ramach postępowań przetargowych może być adekwatnie do wielkości przedsiębiorstwa bardziej lub mniej złożona.

• przedsiębiorstwa małej i średniej wielkości ( od 10 do 200 pracowników) – Prezes, Właściciel, Dyrektor Handlowy, Dyrektor Administracyjny, Prawnicy

• korporacje (200 – 2000 i pow.) – departament zakupów , komitet kontraktowy, Komisja przetargowa, Członek Zarządu odpowiadający merytorycznie za obszar

Z mojego doświadczenia wynika że im więcej interesariuszy którzy mogą bezstronnie spojrzeć na proces wyboru tym lepiej , Potrafią zadać pytania patrząc na usługę z boku, nie będąc do końca jej beneficjentami, takie na które ani Marketing ani Zakupy czasem nie wpadną a są to sprawy bardzo ważne dla dalszej współpracy z dostawcą. Jednakże ostateczny glos w wyborze Agencji marketingowej należy do Marketingu i osoby umocowanej do decydowania o współpracy z Agencją. Zakupy i pozostali interesariusze jedynie wspierają ten wybór.

Porozmawiajmy na koniec o dobrych praktykach przetargowych jak my obie z perspektywy naszych doświadczeń je widzimy. Na slajdzie spisałyśmy kilka najważniejszych , liczymy na dyskusje po panelu z Państwa udziałem:

- naprowadzanie dostawców na błędy w kalkulacjach i ofertach oraz stosowanie praktyki frequently asked questions (FAQ)

Jestem zwolenniczką rozmowy jeśli dokumenty które otrzymał dostawca nie są dla niego zrozumiale i przez to popełnia bledy w kalkulacjach. Uważam ze na spotkaniu powinien być moment na doprecyzowanie zapytania i ofert.

- odpowiednio długi czas na przygotowanie agencji na spotkania odsłuchowe

MM: z perspektywy agencji czas na przygotowanie jest zawsze za krotki. Musimy pamiętać, że przetarg nie jest jedyną rzeczą i jedynym projektem przy którym agencja pracuje. Zespół powołany do pracy przy przetargu, poza osobą od new business, ma swoich stałych klientów i musi swój czas podzielić pomiedzy bierzące prace a przetarg. Przez kilkanaście lat zajmowałam się prowadzeniem przetargów w agencji reklamowej i uwierz mi, że jest to bardzo ciężka, stresująca i emocjonalnie wyczerpująca praca. Masz 4 tygodnie na zrobienie czegoś co spowoduje, że z kilkunastu projektów klient wybierze Twój. Kreatywności nie można sprocesować, ani zarządzić nią w sposób sformalizowany dlatego praca przy przetargu często odbywa się w nadgodzinach, często kosztem weekendów.

- reprezentacja po stronie Klienta i reprezentacja po stronie Agencji – udział osób decyzyjnych po obu stronach i udział członków zespołu po stronie Agencji, który będzie obsługiwał Klienta

MB: praktyka pokazuje ze na spotkania odsłuchowe ze strony Agencji zwykle przychodzi tzw. „pierwszy garnitur” czyli reprezentacja zarządu Agencji , osoby które potem nie odpowiadają za współpracę z Klientem a podczas spotkań ważne jest by był zespół współpracujący gdyż na spotkaniach oceniane są także kompetencje zespołu i coś co trudno zważyć czyli tzw. „chemia” między marketingiem a zespołem obsługującym z Agencji

MM: z perspektywy Agencji ważne by na spotkaniach po stronie Klienta była osoba decyzyjna z Marketingu i żeby mieć partnera merytorycznego, z którym można pewne kwestie przedyskutować. Podstawą jest jednak jak mówiłam kontakt z osobą odpowiedzialną za brief i decyzje. Anegdota o Davidzie Ogilvy.

- feedback po przetargu dla Agencji które nie zostały wybrane – agencja uczy się rozumieć gdzie popełniła błąd

Bardzo często Agencje nie otrzymują feedbacku po przetargu. Wiele razy zdarzyło mi się zarywać noce i weekendy pracując przy przetargu aby zdążyć na czas ze świetnie przygotowanym materiałem, a potem następowała długa, czasem niczym nie przerwana cisza. Zdaża się, że agencja dowiaduje się, że przegrała z miasta tzn. od kolegów z innej agencji lub z mediów bo właśnie ukazała się kampania dla tego klienta. Ważna jest przekazywanie feedbacku nie tylko przez szacunek dla pracy drugiej strony, ale również dlatego że agencja może dzięki temu wyciągnąć naukę i wnioski na przyszłość

MB: zgadzam się że jest to bardzo ważne. Dobrą praktyką jest po przetargu wysyłanie maila z podziękowaniem za udział oraz odniesieniem do kryteriów wyboru i wskazaniem które w przypadku danej agencji zostały gorzej ocenione. Szczegóły zawsze można domówić telefonicznie.

- dwustronny NDA zamiast jednostronny i kary adekwatne do wartości projektu

MM: bardzo częsta praktyka przetargowa na którą Agencje muszą się godzić, jednakże nie uważam aby to było traktowanie fair. Klient przekazuje informacje o swojej firmie, marce, ale agencja również dzieli się swoimi narzędziamy, know-how i pomysłami i te także powinny być chronione. Jeśli chodzi o wysokość kar to oczywiste jest, że muszą one być w zgodzie ze zdrowym rozsądkiem i żadna szanująca się firma nie podpisze absurdlnie wysokich kar.

- jasne zasady zapraszania agencji do przetargu przed i w trakcie trwania przetargu

MB: Powinny być wyraźnie określone w zasadach przetargu w zapytaniu ofertowym. Bardzo często Agencje chcą się spotykać zaraz po otrzymaniu Brief-u i od razu rozmawiać o ofercie jednakże przetarg ma swoje prawa i harmonogram, należy o tym wyraźnie informować Agencje. Dopraszanie Agencji w trakcie trwania przetargu powinno być dopuszczalne jeżeli na etapie wstępnej selekcji Zakupy i Marketing nie zdefiniują min. 3 oferentów. Jeżeli Agencja nie była zaproszona do przetargu a w trakcie jego trwania zgłasza się i wewnętrznie zostanie podjęta decyzja o zaproszeniu nowej agencji wówczas czas na przygotowanie tej agencji powinien być albo dostosowany do czasu dla pozostałych albo wszyscy uczestnicy mają wydłużony czas na przygotowanie oferty.

- merytoryczne przygotowanie Kupców prowadzących przetarg na usługi marketingowe

MM: Mówiłyśmy już o tym dużo. Niestety Agencje często zastanawiają się nad rolą zakupów w przetargu jeżeli trudno im uzyskać merytoryczne odpowiedzi na pytania które zadają. Wtedy właśnie rola zakupowca w oczach agencji sprowadza się do mnożenia tabalek.

MB: Słyszałam o takich przypadkach, niestety drodzy Państwo nie świadczy to dobrze o naszych kompetencjach. Nasza rola w zakupach in-direct to bycie ekspertem od wielu rynków. Zdaje sobie sprawę, ze jest to trudne zadanie dlatego tak ważna jest specjalizacji i kategoryzacja w zakupach. Jeżeli nie mamy w naszych strukturach doświadczonych ekspertów zakupowych z obszaru marketingu i komunikacji marketingowej , zwracajmy uwagę na to by jak najwięcej czasu poświęcić na przygotowanie do przetargu i pro aktywnie wychodźmy z inicjatywą do kolegów z Marketingu aby wdrożyli nas w ich strategię i cele jakie chcą osiągnąć poprzez wybór Agencji.

- ponoszenie kosztów przygotowania strategii????

MM: zdaje sobie sprawę z kontrowersyjności tej praktyki, ale środowisko coraz głośniej domaga się wynagrodzeń za swoją pracę i uważam, że jest to bardzo zasadne. Większość firm strategicznych czy brand design nie bierze udziału w bezpłatnych przetargach i bardzo słusznie. Dlaczego mieliby oddawać za darmo swoją własność intelektualną?

MB: ​ w mojej dotychczasowej praktyce nie spotkałam się z wyceną strategii przygotowanej przez Agencje ale jeśli to prawda o czym mówisz ze środowisko głośno zastanawia się nad tym by wspólnie, wszystkie Agencje wprowadziły taką zasadę do przetargów i jeśli tak się stanie, staniemy drodzy Państwo wobec takiej konieczności bo to rynek podyktuje te zmiany. Osobiście nie widzę problemu by wycena strategii była elementem kosztorysu, który jest akceptowany na etapie przetargu a w przypadku nie zakwalifikowania danej Agencji do dalszego etapu mogłaby być wypłacana jakaś część tego wynagrodzenia.

Myślę, ze ten temat z pewnością zostanie poruszony w trakcie rozmów ze środowiskiem marketingowym i PR (SAR i związek firm PR) i środowisko zakupowe będzie musialo określić swoje stanowisko w tej sprawie.

#procurement